הפקת אירועים
מארגנים אירוע גדול? פרטי או המוני? אירוע, או מופע ענק? אולם סגור או פתוח? עוד לפני שאתם פוצחים במסע התכנונים וההכנות, הכנו לכם כמה טיפים של דברים שצריך לקחת בחשבון לפני הפקת האירוע. מה צריך, מה פחות, על מה לא כדאי לבזבז כספים מיותרים ועל מה כדאי להשקיע.
להלן מספר טיפים שיעזרו לכם בארגון ויחסכו לכם לא מעט:
בחירת מקום- אם חשבתם לארגן אירוע במקום קטן כמו אולם סטנדרט, אין שום בעיה. רוב הסיכויים שבעל האולם יחזיק רשימה ארוכה של אישורים וחותמות על המקום והכל תקין. למעשה, אין באמת צורך לשאול אותו אם הוא מחזיק בכאלה. אך במקרה האחר בו ברצונכם לעשות אירוע גדול כגון מופע ענק בשטח פתוח, שם יש לשים לב שיש אישור לעשות באותו מקום אירוע. במקרה ואין אישור, אל דאגה, ישנה אופציה להשיג אישור חד פעמי לערב אחד והמשימה היא לא כ"כ קשה, וגם אם יש צורך במאמץ קטן להוצאת האישורים והבירוקרטיה המתישה, לבסוף תוכלו לגלות שזה היה שווה את המאמץ והאירוע שלכם הוא יוצא דופן.
תכנון האירוע-קודם כל, תכננו את האירוע על הדף. דעו בדיוק אלו דברים עליכם לארגן כגון: כמויות, מוסיקה, אלכוהול, חניות לאורחים, שבילי כניסה ויציאה…לאחר מכן, צאו למקום האירוע, ובדקו במדויק מה חסר, ומה שכחתם. לא לשכוח את הרישיונות גם על האלכוהול, המזון, המוסיקה, ואם יש צורך בעוד רישיונות.
מוסיקה– ישנו חוק של איסור ארגון אירועים מתחת לכיפת השמיים בקרה לאזור מגורים, וזאת מכיוון שיש עניין להגן על התושבים. לכן, ישנה אופציה לעשות קבלת פנים מיוחדת וחגיגית בחוץ ולאחר מכן להשלים את החגיגה באולם סגור ולחגוג עד אור הבוקר.
אלכוהול- הדרישות לחלוקת אלכוהול באירועים הפכו להיות מאוד קשות ומחמירות. החוק מחייב בהצבת שלטים האוסר על מכירת משקאות אלכוהוליים למי שטרם מלאו לו 18 שנה. המשטרה אינה מאפשרת הגשת משקאות בכוסות זכוכית ולעיתים היא גם מבקשת לסגור את אזור הבר בגדר מתוחמת שהכניסה דרכה תהיה רק עם תעודת זהות-בקשה זאת מחייבת יותר אירועים גדולים, לכן תוכלו ליתר ביטחון לעצב גידור כחלק מעיצוב האירוע, ולהפוך את ההגבלה ליתרון.
מזון– משרד הבריאות מחמיר בנושא האוכל מאוד, ולכן, באירועים הכוללים מזון מקייטרינג או מבושל על ידכם, יש חוק לערב יועץ מזון שילווה את האירוע- ישנה אפשרות לקחת שירות ייעוץ מהקייטרינג אותו אתם שוכרים ולחסוך עלויות. מומלץ לקחת שירות חיצוני שיהיה לצד ההפקה ולא לצד הקייטרינג- טיפ קטן.
ולסיכום, ישנם פרמטרים שונים שצריך לבדוק לפני שאתם מפיקים אירוע. להפיק אירוע זה לא צחוק. ההמלצה הגדולה ביותר היא לחסוך כאבי ראש ולתת למקצוענים שיטפלו בהכל . ישנם חברות הפקה שיחסכו לכם את כאבי הראש ויארגנו לכם את האירוע המושלם! יתכן וכך תחסכו גם מאמץ מיותר, וגם כסף.
אז שיהיה בהצלחה!
