הפקת אירוע עסקי

מהו אירוע עסקי?

אירועים-עסקיים הינם חלק דינמי מעבודתה של כל חברה, ארגון או גוף ציבורי. לצד העבודה השוטפת של כל חברה, קיימים האירועים העסקיים כגורם ממריץ ומקדם. אירועים אלו מיועדים לתקשורת בין החברה לבין לקוחות קיימים ופוטנציאלים, לתקשורת בין חברות שונות שעשויות לשתף פעולה, ולעובדי החברה עצמה. אירועים עסקיים עשויים להיות ערבי-השקה, ימי-עיון, אירועי קידום-מכירות, הרמת כוסית לציון תאריך או אירוע מסוים, ערבי הערכה לעובדים מצטיינים ועוד.

כיצד אמור להיראות אירוע עסקי?

אירוע-עסקי מהווה ייצוג ציבורי לחברה שמקיימת אותו. אירוע-עסקי מוצלח, שסיפק לחברה תדמית ראויה והתנהל באווירה המתאימה, הינו בעל השפעה מכרעת על הרווחים וההצלחות בתחום שהוצג באירוע. מסיבה זו חברות רבות משקיעות באירועים-העסקיים שלהן משאבים רבים, אשר בהפקתם שותפים מנהלי החברה הבכירים. כדי ליצור תדמית מוצלחת האירוע צריך להיות מושקע ומוקפד עד לפרטים הקטנים, ולשדר מקצועיות. כמו-כן, המשתתפים באירוע צריכים לחוש אוויר של הנאה עד כדי פינוק, בכדי שירתמו למטרת האירוע.

הפקת אירועים עסקיים

כיצד לתכנן אירוע עסקי?

כאמור, הפקתו של אירוע-עסקי צריכה להיות קפדנית ביותר, ולכן יש להשקיע בה רבות. ראשית יש לחשוב מהי מטרת האירוע ומיהם המשתתפים בו. לאחר הגדרת קריטריונים אלו על המפיקים לחשוב מהי האווירה הנדרשת להצלחת האירוע. אירוע קידום מכירות למשל, מיועד ללקוחות ואמור ליצור אווירה של חברה מקצועית ואמינה ושל מוצר מוצלח וכדאי. לעומתו אירוע גיבוש לעובדי החברה, אמור ליצור אוירה של הנאה, שחרור, גיבוש והרתמות משותפת למען מטרות החברה. לאחר בחירת האווירה המתאימה על מפיקי האירוע ליצור את הקונספט שמבטא אווירה זו יותר מכל.

ממה מורכב אירוע-עסקי?

בשלב זה צריך להתאים את כל מרכיבי האירוע לאווירה שנבחרה. קיימות כיום מגוון חברות המתמחות בהפקת אירועים-עסקיים אשר תדאגנה לכל מרכיבי האירוע. המרכיבים הם: מיקום האירוע באולם או בחלל מתאים אחר. תוכן מתאים – הרצאות, טקסים, הופעות וכד'. חלוקת זמן מתאימה, כיבוד וארוחות, ציוד נדרש, הזמנות ופרסום וכן מזכרות ועלוני מידע. חשוב לשים לב לרמת הטכנולוגיה, הגסטרונומיה, האיכות והמיומנות של כל נותני השירות באירוע כזה.
הפקת ימי כיף לעובדים